Remboursement de frais : le fisc donne quelques précisions dans sa circulaire du 29/06/2022
Depuis le 1er janvier 2022, les frais remboursés à titre de dépenses propres à l’employeur doivent figurer sur la fiche 281.10 ou 281.20.
L’administration fiscale a récemment apporté quelques précisions utiles concernant le fonctionnement de ces remboursements.
La circulaire 2022/C/62 du 29/06/2022 revient sur le cas où la dépense est remboursée à un employé (ou dirigeant) alors que la facture est adressée à la société (ou à l’employeur personne physique). Ce remboursement, via une note de frais, ne doit pas figurer sur une fiche 281.10 (ou 281.20 pour un dirigeant).
Voyez l’exemple 3 en point 28 ci-dessous.
Extrait de la circulaire :
« …
C. À PARTIR DE L’ANNÉE DE REVENUS 2022
19. Depuis 2022, les indemnités variables à titre de remboursement de dépenses propres à l’employeur doivent être justifiées par la production de fiches individuelles et d’un relevé récapitulatif établis dans les formes et délais déterminés par le roi.
20. Concrètement, les indemnités de remboursement de dépenses propres à l’employeur seront, à partir de l’année de revenus 2022, reprises au cadre « renseignements divers » des fiches 281.10 et 281.20 dans les trois catégories suivantes :
– « indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses » ;
– « indemnités forfaitaires en absence de normes sérieuses » ;
– « indemnités sur base de justificatifs ».
Pour chacune de ces catégories, le montant effectivement remboursé doit être mentionné.
IV. Cas concrets
A. CRÉDITER LE COMPTE COURANT DU DIRIGEANT D’ENTREPRISE
21. Le remboursement peut également avoir lieu en créditant le compte courant du dirigeant d’entreprise de la société. Cet octroi doit également être justifié au moyen de fiches individuelles et d’un relevé récapitulatif.
B. LE REMBOURSEMENT D’UNE AVANCE
22. Dans la pratique, la situation suivante peut se présenter :
– L’employeur ou la société effectue en son nom propre une opération d’achat à titre professionnel (de biens ou de services).
– L’employé ou le dirigeant d’entreprise se contente d’avancer le paiement (il paie avec ses propres moyens).
23. Dans ce cas, ce n’est pas le travailleur ou le dirigeant d’entreprise qui effectue l’achat, mais l’employeur ou la société. Par conséquent, ces remboursements ne doivent pas être inclus dans une fiche individuelle et un relevé récapitulatif (7).
(7) Question parlementaire n° 924 du 09.03.2022, posée par le représentant Leysen, QRVA 55/082, p. 120-121.
24. Ce qui précède vaut uniquement s’il est clair dès le départ que l’opération d’achat est effectuée par la société ou l’employeur et que la pièce justificative sur la base de laquelle la société ou l’employeur prend en charge ce coût en tant que frais professionnels comprend l’identité de la société ou de l’employeur. En règle générale, il s’agira d’une facture régulière au nom de la société ou de l’employeur.
25. Si tel n’est pas le cas, alors l’obligation de justification prévue à l’article 57 du CIR 92 s’applique bien. C’est par exemple le cas pour le remboursement d’une pièce justificative sans identification de l’employeur ou de la société. Dans cette situation, il y a effectivement bien un risque d’abus.
V. Exemples
26. Exemple 1
Un enseignant achète du matériel de bricolage pour l’utiliser en classe.
Sur la base du ticket de caisse présenté par l’enseignant, l’école rembourse, le 16.05.2022, un montant de 50,00 euros pour le matériel de bricolage.
Fiche 281.10 (revenus 2022) – cadre « renseignements divers ».
Dépenses propres à l’employeur :
– Indemnités sur base de justificatifs : 50,00 euros.
27. Exemple 2
Un travailleur consacre de manière structurelle et régulière une partie substantielle de son temps de travail à son domicile.
Afin de pouvoir exercer son travail à domicile de manière confortable, il achète en 2022 une chaise de bureau standard pour 400,00 euros.
La facture est au nom du travailleur. Ce dernier paie la facture avec sa propre carte bancaire.
L’employeur verse les indemnités suivantes en 2022 (toutes les conditions pour qu’elles soient considérées comme un remboursement non imposable de dépenses propres de l’employeur sont remplies) :
– Intervention unique pour l’achat de la chaise de bureau : 150,00 euros.
– Indemnité forfaitaire de télétravail : 480,00 euros.
Fiche 281.10 (revenus 2022) – cadre « renseignements divers ».
Dépenses propres à l’employeur :
– Indemnités forfaitaires sur base de normes sérieuses : 480,00 euros.
– Indemnités sur base de justificatifs : 150,00 euros.
28. Exemple 3
L’employeur demande à l’un de ses employés d’acheter en son nom du papier d’imprimante pour le bureau.
La facture régulière est au nom de l’employeur, mais l’employé avance le paiement (il paie avec son compte bancaire privé).
L’employeur rembourse le montant avancé par l’employé.
Dans un tel cas, ce n’est pas l’employé qui achète le matériel de bureau, mais l’employeur.
Ce coût ne doit pas être justifié par une fiche 281.10.
Les règles normales concernant la preuve des frais professionnels sont d’application dans le chef de l’employeur.
… »
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